كيف تكتب ايميل رسمى

الإيميل أو البريد الالكترونى مستخدم بكثرة كوسيلة أساسية فى التواصل مع الأهل والأصدقاء وزملاء العمل ويستخدم فى العديد من المهام الأخرى فقد تستخدمه فى التواصل حول وظيفة ما أو فى التعاملات فى الأعمال أو فى التواصل بدلاً من استخدام الهاتف.

وهناك فارق كبير بين الإيميل الشخصى المستخدم بين الأصدقاء والأهل وبين الإيميل الرسمى المحكوم بقواعد واسس العمل ويجب أن تعلم أن الإيميل الرسمى هو وثيقة رسمية لها قواعد يجب أن تتبع وهى كالتالى :

1- Email Subject : موضوع الإيميل لا يجب أن يترك خالياً ويجب أن يكون واضح ووافى لمحتوى الإيميل.
2- تأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية.

3- استخدم نوع وحجم خط مناسب
4- اكتب بنبرة إيجابية تذكر أن من يقرأ الإيميل لا يستطيع أن يرى تعابير وجهك أو نبرة صوتك فتأكد أن طريقة طريقتك فى الكتابة لن تفهم بشكل سيئ.

5- اذا أرسلت ملفات مرفقة فيجب أن تذكرها فى نص الإيميل ويجب أن تتأكد أنك قمت بارفاق تلك الملفات فعلاً.
6- حاول أن تكون مختصر قد الأمكان فخير الكلام ما قل ودل.

7- تأكد من محتوى وعنوان البريد الإلكترونى المرسل له قبل ان تضغط زر الإرسال.
8- لا تقم بإرسال مرفقات ذات حجم كبير قدر الإمكان.

7- لا تستخدم التعبيرات المستخدمة فى الشات
8- لا تستخدم الفاظ من الإنترنت أو الفاظ سوقية

9- تذاكر أن من ترسل اليه الإيميل لا يعرفك بشكل شخصى فيجب أن تظهر بعض الإحترام باستخدام كلمات مثل استاذ(ة) وسيادتكم وفى النهاية يجب أن تعرف الإيميل الرسمى لا يمكن إستخدامه كوسيلة للمحادثة فاذا وجدت انك قد ترسل اكثر من ايميل واحد لنفس الشخص فيجب أن تستعمل الهاتف بدلا من البريد الالكترونى.

ويجب أن تعلم أيضاً أن البريد الإلكترونى معترف به فى المحاكمات فلذلك لا تقوم بكتابة شئ قد يستعمل ضدك أو قد تندم عليه لاحقاً.

المصدر