بواسطة
أحمد علاء
1/5/2015 1:42:00 AM
هل تريد كتابة رسائل البريد الإلكترونى بشكل أفضل وأبسط وأكثر وضوحا ؟ هل تريد من القارئ أن يكمل رسالتك إلى أخرها ولو كانت طويلة ؟ إليك الحل ...
فيما يلى عدة خطوات لكتابة أبسط وأفضل وأكثر رسالة بريد إلكترونى وضوحا :
* الإعلان عن نواياك مقدما والتركيز على الموضوع مباشرة :
السلام عليكم , أعلم أنك تستعد للمؤتمر لذا لندخل فى الموضوع مباشرة , أكتب لك اليوم لـ ...
* التركيز على نقطة واحدة فقط :
- الشئ الرئيسى فى الموضوع هو ...
- الشئ الوحيد الذى أريده هو ...
* إستخدم البيانات وليس الكثير من الاسئلة :
- أعتقد أن إطلاق حملة جديدة يوم الخميس هو الخيار الافضل , إذا كنت متفق معى أخبرنى فى الرد وقل نعم للمضي قدما وإن لم تتفق معى دعنا نتحدث مرة أخرى.
* كن كريما وقدم ما لديك لو تستطيع المساعدة :
- كنت أفكر فى المشروع الجديد الخاص بك وهذا مصدر حر قد يفيدك ...
* عند النقد كن محترما :
- هذا العمل الذى قمت به رائع ولكن لو قمنا بهذه التعديلات البسيطة سيكون افضل.
* أظهر إنسانيتك :
- أسف لما سمعته من أخبار سيئة حدثت لك أمس , أنا هنا إذا أردت التحدث عن ذلك وإذا كنت لا تريد التحدث عنه وتريد عمل أى شئ أخر يخرجك من هذا الشعور أنا موجود أيضا.
* أحيانا إرسال البريد للمجاملة فقط وليس لطلب شئ أخر :
- لقد كنت رائعا فى المؤتمر الصحفى , شكرا لجعل شركتنا تبدو عظيمة.
* أخبر القارئ ما تريد ومتى :
- هذه خلاصة سريعة لما تحدثنا عنه بالإضافة إلى سؤالين أولهما أين سنتلقى الرد منك لنتمكن من المضى قدما للإنتهاء فى الموعد المحدد ؟
* إذا أمكن يمكنك إنهاء البريد بواحدة من هذه الكلمات :
- لا داعى للإندفاع فى هذا الموضوع.
- لمعلوماتك فقط , لا يوجد إجراءات ضرورية.
- للأسف لم نحظى بما كنا ننتظره منك.
* قبل كل شئ أذهل القارئ بإنجازاتك :
ليس دائما يمكنك البدء بإنجازاتك ولكن حاول على الأقل التعبير عن نفسك فى ثلاثة جمل على الأقل لكى يعلم القارئ لمن يقرأ.
المصدر
